Kā nomainīt piezīmju dokumentu MS Excel failā

Veidojot izklājlapu dokumentus, lai izsekotu darbinieku ID, prognozētu pārdošanas vai salīdzinātu produktus, iespējams, vēlēsities sagatavot datus citā programmā un atvērt iegūto failu programmā Microsoft Excel. Ar komatu atdalītas vērtības vai CSV faila formāts izmanto vienkāršu tekstu, lai attēlotu atsevišķas šūnu vērtības un izklājlapu datu rindas saturu. Ar nelielu plānošanu ievērot CSV formātu, varat izmantot Notepad, lai ievadītu izklājlapas saturu, atrodoties prom no sava biroja datora, un ātri pārvērst rezultātus par Excel dokumentu.

Failu iestatīšana

Lai izveidotu CSV failu, lai to atvērtu programmā Microsoft Excel, jums jāizlemj, cik kolonnu Microsoft Excel izmantos informācijas kategorijām, kuras sagatavojat Notepad. Pirmajā Excel šūnu rindā jāiekļauj jūsu datu galvenes, katrs marķējot atsevišķas kolonnas saturu. Lai izveidotu tekstu, kas kļūs par jūsu kolonnu virsrakstiem, ierakstiet tos kā Notepad faila pirmo rindu, atdalot uzlīmes ar komatiem un beidzot līniju ar taustiņu Enter, lai izveidotu pārvadājuma atgriešanu. Piemēram, ja jūsu izklājlapā ir vārdi un darbinieku identifikācijas numuri, jūsu galvenes var būt "Vārds, vidējais vārds, uzvārds, nozīmītes numurs".

Datu ievade

Kad esat pārliecināts, cik kolonnu jūsu dati tiks aizpildīti un esat izveidojis galvenes, varat ievadīt datus rindā pēc kārtas. Ja vienā no jūsu datu vērtībām ir komats, jums būs jānorāda vērtība pēdiņās. Piemēram, ja aizstājēj ID identifikācijas zīmei ir īpašs apzīmējums, kas ietver komatu, ierakstiet vērtību kā "Badge Number, 2" un ievietojiet norobežojošo komatu pēc aizvēršanas dubultās pēdiņas. Tāpat, ja kāda no jūsu vērtībām izmanto pēdiņas, ieskauj vērtību ar pēdiņām un ievietojiet papildu dubultās pēdiņas, kas atrodas pēdiņās. Piemēram, ja viens no jūsu darbinieku vidējiem vārdiem ir Džons un viņš izmanto segvārdu "Tiny", ierakstiet nosaukumu kā "John" "Tiny" ""

Galīgie soļi

Kad visi dati ir ievadīti Notepad, saglabājiet failu kā teksta dokumentu un mainiet faila paplašinājumu uz ".csv". Lai gan CSV dokumenti sastāv no parastā teksta, Microsoft Excel tos neatspoguļo kā CSV failus bez atbilstoša faila paplašinājuma. Noklikšķinot uz cilnes "Fails" Microsoft Excel un atlasot "Atvērt", lai atvērtu dialoglodziņu Atvērt, varat iestatīt faila tipu "Teksta faili", lai jūsu CSV dokuments tiktu parādīts sarakstā, pēc tam veiciet dubultklikšķi faila nosaukumā, lai to atvērtu jaunā darbgrāmatas dokumentā. Vienmēr ir prātīgi pārbaudīt, vai Excel pareizi identificē numurus un datumus. Ja tas notiek, vērtības tiks parādītas labi Excel šūnās. Lai vairāk kontrolētu, kā Excel interpretē un formatē jūsu datus, varat atvērt CSV failu, izmantojot Importēšanas teksta vedni. Vednis tiek parādīts Excel lentes cilnē Dati, kas atrodas sadaļā Saņemt ārējos datus.

Apsvērumi

Ja kādā no jūsu ierakstiem nav konkrētas lauka vērtības, jums jāievada otrs komats pēc tā, kas norobežo lauku priekšā. Piemēram, ja jūsu darbiniekam Jane Roe nav vidēja vārda, viņas ieraksts tiks nolasīts ar Roe,, Jane. Lai padarītu tukšos laukus redzamākus teksta failā, jūs varat attēlot tos ar secīgu pēdu pēdiņām un sekot tiem ar komats. Programma Excel ignorē pēdiņas, kad tā atver savu CSV failu. Jane Roe ieraksts tādējādi raksta "Roe", "", "Jane" Ja jūs nejauši izlaidāt lauku, jūsu dati Excel rindā netiks sakārtoti. Lai labotu problēmu, rediģējiet CSV failu, lai labotu trūkstošo lauku un atkal to atvērtu programmā Excel.

 

Atstājiet Savu Komentāru