Kā izveidot un organizēt projektu vadības kontrolsarakstu vai kontrolsaraksta veidni

Projektu vadītāji parasti izmanto procesu kopumu, lai koordinētu projekta centienus. Tas nodrošina, ka projekta komandas locekļi saprot, kas ir jādara un kad tas ir jāpabeidz. Projektu vadības institūts definē piecas procesu grupas: uzsākšanu, plānošanu, izpildi, uzraudzību un kontroli un slēgšanu. Projektu vadības kontrolsaraksta izveide un organizēšana palīdz efektīvi strukturēt savu projektu un nodrošināt, lai jūs izpildītu visus ieteiktos pasākumus, lai projekts būtu veiksmīgs. Izveidojiet katram procesam kontrolsarakstu vai izveidojiet vispārēju kontrolsaraksta veidni visiem procesiem atkarībā no projekta lieluma un apjoma. Mazākiem projektiem vienots kontrolsaraksts var būt piemērotāks un vieglāk apstrādājams.

1.

Veikt komandas sanāksmi, lai domātu par jūsu projekta elementiem, kas jāpārrauga un jāuzrauga. Lejupielādējiet un pārbaudiet izlases kontrolsarakstu. Piemēram, Microsoft Office tīmekļa vietne nodrošina projekta inicializācijas kontrolsaraksta veidni, kuru komanda var novērtēt un pielāgot jūsu projektam.

2.

Atveriet jaunu dokumentu, lai izveidotu savu projektu vadības kontrolsarakstu vai kontrolsarakstu veidņu kopu. Augšpusē ievadiet nosaukumu, piemēram, “Projektu vadības kontrolsaraksts” un centrējiet to. Piemēram, izmantojot Microsoft Word, Home rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Center.

3.

Izveidojiet sarakstu treknrakstā. Saraksta ierakstos jāiekļauj projekta nosaukuma, vadītāja, sponsora, klienta, datuma un citu attiecīgo informāciju virsraksti. Saglabājiet failu ar atpazīstamu nosaukumu, piemēram, Projekta kontrolsaraksts Virsraksts, ja vēlaties to atkārtoti izmantot kā veidni citiem dokumentiem.

4.

Pievienojiet virsrakstu pirmajai projekta fāzei, ierakstot tekstu “Iniciatīva”. Ievietojiet tabulu, lai uzskaitītu procesā iesaistītās darbības. Piemēram, izmantojot Microsoft Word, rīkjoslas Insert rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Table. Izveidojiet divu kolonnu tabulu. Kreisajā ailē norādiet jautājumus, kas jums un jūsu komandai ir jāatbild, lai pabeigtu projektu laikā un budžetā. Ierakstiet jautājumu, piemēram, „Vai projekta mērķi ir noteikti?” Labajā slejā sniedziet padomus par to, kā atbildēt uz jautājumu, lai vadītu komandu. Piemēram, ierakstiet mācību tekstu “[Aizstāt šo tekstu ar saviem mērķiem. Pārliecinieties, ka tie ir specifiski, izmērāmi, sasniedzami, atbilstoši un savlaicīgi.] ”

5.

Ietveriet pasākumus, kas attiecas uz jūsu projektu, piemēram, "Vai ir izstrādāta biznesa lieta?" "Vai ir novērtēts risks?" "Vai ir identificētas jūsu biznesa funkcijas?" "Vai ir sasniegti projekta starpposma mērķi?" "Vai ir izpildītas kvalitātes prasības?" "Vai projekts ir budžeta ietvaros?" un "Vai ir saņemti pabeigšanas apstiprinājumi?" Lai iegūtu papildu palīdzību procesa posmu izstrādē, izmantojiet "Guide to Knowledge zināšanu projektu", kas pazīstama kā PMBOK rokasgrāmata.

6.

Pievienojiet tabulai divas kolonnas, atzīmējot tās “Jā” un “Nē”. Kad jūs pabeigsiet šo kontrolsarakstu, jūs un jūsu komanda varēs pārbaudīt veiksmīgi pabeigtus vienumus. Ja jūsu kontrolsarakstos parādās liels negatīvo atbilžu skaits, projekta darbs, iespējams, nav pabeigts.

7.

Pievienojiet virsrakstu ar nosaukumu “Rīcības vienības”. Ievietojiet tabulu ar trim kolonnām. Piemēram, izmantojot Microsoft Word, rīkjoslā Insert (Ievietot) noklikšķiniet uz pogas Table (Tabula) un atlasiet trīs kolonnas. Izmantojiet pirmo sleju, lai uzskaitītu izcilos uzdevumus. Otrajā slejā norādiet uzdevumam uzticēto komandas locekli. Izmantojiet trešo sleju, lai uzskaitītu termiņu. Pēc izvēles pievienojiet ceturto sleju komentāriem.

8.

Atkārtojiet iepriekšējos trīs soļus katram no pārējiem četriem projekta vadības procesiem vai jūsu pašu sistēmai. Saglabājiet failu kā vienu kontrolsaraksta veidnes failu izmantošanai nākotnes dokumentos vai saglabājiet katru procesu kā atsevišķu failu. Piemēram, saglabājiet visu failu ar atpazīstamu nosaukumu, piemēram, "Uzņēmuma standarta projekta kontrolsaraksts". Lai, piemēram, saglabātu failu kā veidni nākotnes dokumentiem, izmantojot Microsoft Word, noklikšķiniet uz pogas "Fails", pogas "Saglabāt kā" un pēc tam izvēlieties opciju "Vārdu veidne".

 

Atstājiet Savu Komentāru